Amenajarea unei sali de conferinta pare a fi o sarcina usoara dar, de fapt, exista o multime de aspecte care trebuie luate in calcul, pentru a organiza spatiul cat mai eficient posibil. Indiferent ca este vorba de o afacere sau de o institutie, un mediu profesional, in care sa se ia deciziile esentiale, este extrem de important. Sala de conferinte si de sedinte este punctul de intalnire fata in fata in toate activitatile de deliberare si colaborare, prin urmare o amenajare corecta va stimula productivitatea si satisfactia tuturor participantilor. De asemenea, o astfel de incapere este utila, servind mai multor scopuri: cursuri, seminarii, intalniri ale managerilor, consilii profesorale sau meetinguri interne. Cum amenajezi o sala de sedinte, astfel incat sa poti valorifica la maximum spatiul de care dispui, vei afla in articolul urmator.

1. Amenajare sala de conferinta sau sedinta: cum realizezi o organizare eficienta?

Salile de conferinte sau de sedinte sunt o parte esentiala dintr-o companie, organizatie sau institutie, indiferent de tipul acesteia. Chiar daca aspectele cu privire la amenajarea unei sali de conferinte sunt trecute usor cu vederea, micile ajustari pot schimba radical mediul de lucru, devenind reprezentative pentru afacere.

Pentru o organizare cat mai eficienta, se tine cont de tipul de reuniuni care au loc in acel spatiu, de numarul de persoane care utilizeaza cel mai mult locatia si de tehnologia care ar trebui sa fie prezenta.

1.1. Amenajare sala de conferinta: sfaturi practice pentru confort

Pentru mai multa inspiratie in organizarea spatiului de lucru, iata cateva sfaturi de amenajare a unei sali de conferinta:

Confortul este esential  Sedintele se pot desfasura pe parcursul mai multor ore, prin urmare, asigurarea unui spatiu confortabil este esentiala. O canapea si cateva fotolii ofera o senzatie de profesionalism, dar si un loc de relaxare si socializare in pauze.
Incaperile cu lumina naturala sunt mai eficiente  Folosirea camerelor cu ferestre, acolo unde este posibil, poate transforma complet o sala de sedinte. Acest lucru este important pentru starea de bine a participantilor si reduce nevoia de iluminat artificial, care este mult mai obositor.
Cerinte tehnice  Tehnologia adecvata este o parte imperativa a organizarii unei sali de conferinta. Astfel, in functie de nevoi, incaperile pot fi dotate cu proiectoare, sisteme audio-video sau ecrane inteligente. Bineinteles, pentru o buna functionare a acestora, internetul fiabil este un alt lucru de care trebuie tinut cont in proiectarea unui spatiu de sedinte.
Amenajare ergonomica  In functie de spatiul disponibil, se poate opta pentru o masa circulara, care este propice discutiilor de grup si lucrului in echipa, sau pentru o masa traditionala, care poate fi utilizata la intalnirile informative.

1.2. Amenajare sala de sedinte: 3 pasi pentru intalniri mai eficiente

Pentru a indeplini cu succes orice obiectiv, crearea unui mediu de lucru potrivit este extrem de importanta. Amenajarea unei sali de sedinta, care sa satisfaca nevoile tuturor si sa incurajeze productivitatea si creativitatea, este un pas esential intr-o strategie eficienta. Iata cum amenajezi o sala de sedinte in cativa pasi simpli:

Tine cont de nevoile angajatilor si alege incaperi de diferite dimensiuni  Pentru a fi mereu pregatit pentru diverse tipuri de intalniri, este recomandata existenta mai multor spatii. De exemplu, pot fi amenajate sali pentru convorbiri telefonice, intalniri individuale si teleconferinte, sali de sedinte pentru grupuri mici sau sali de sedinte pentru conferinte mari, atunci cand participa si alti vizitatori externi.
Ia in considerare designul  Culoarea are si ea un rol important, avand un impact direct asupra starii de spirit si a nivelului de productivitate. Printre nuantele care promoveaza concentrarea si relaxarea se numara albastrul, verdele sau galbenul. In alegerea culorilor, se tine cont si de dimensiunea camerei. De exemplu, pentru incaperile mai mari, ideale sunt tonurile mai luminoase, iar pentru incaperile mici, se potrivesc nuantele calde.
Alege mobilierul adecvat  Piesele de mobilier trebuie sa fie versatile si practice si sa ofere confort in cazul perioadelor lungi de sedere din timpul intalnirilor si negocierilor importante.

2. Amenajare sala de conferinte: cum alegi mobilierul potrivit?

Mobilierul are un rol foarte important in orice companie sau institutie, in special in cele de invatamant. In functie de nevoi, acesta poate fi folosit pentru evenimentele formale sau informale sau poate corespunde unui anumit scop, cum ar fi, de exemplu, o sedinta de consiliu. Dar, indiferent de activitatea pentru care sunt concepute, cele mai utile sunt scaunele ergonomice, mesele durabile sau optiunile suplimentare de depozitare.
Iata cateva sfaturi de amenajare a unei sali de sedinte care vor asigura un echilibru perfect intre confort si eficienta!

2.1. Amenajarea unei sali de conferinta si planificarea inteligenta a mobilierului

Amenajarea unei sali de conferinta pentru companii trebuie sa faciliteze utilizarea spatiului astfel incat toti participantii sa se poata conecta, comunica si colabora. De asemenea, designul ar trebui sa reflecte valorile organizatiei si sa raspunda nevoilor membrilor echipei care o vor folosi.
Inainte de achizitionarea efectiva a mobilierului, este importanta cercetarea catorva aspecte precum:

- Cine foloseste spatiul: angajati, vizitatori, clienti sau furnizori;
- Cate persoane trebuie sa gazduiasca incaperea;
- Daca amenajarea salii de conferinte va fi statica sau mobila;
- Daca este necesara organizarea de spatii suplimentare pentru depozitare, echipamente tehnice sau pentru mancare si bauturi.

Raspunzand acestor intrebari, camera de conferinte va putea fi personalizata dupa propriile nevoi. In acest fel, se va profita la maximum de spatiul disponibil, evitandu-se, in acelasi timp, supraaglomerarea. Daca sala de sedinte se doreste a fi un spatiu multifunctional, este recomandata folosirea mobilierului modular, usor de mutat. In ceea ce priveste mesele, printre configuratiile standard se numara:

- Masa dreptunghiulara sau patrata - se potriveste in incaperile cu aceeasi forma, maximizandu-se astfel intreaga suprafata;
- Masa ovala - datorita colturilor rotunjite, permite o capacitate suplimentara de locuri si o miscare mai usoara a celor asezati;
- Masa rotunda - poate fi nepotrivita in incaperi patrate sau mai mici, care nu dispun de suficient spatiu;
- Masa in forma de U sau in forma de V;
- Mese unite la fiecare capat cu un spatiu gol lasat in mijloc;
- Stilul „sala de clasa” - o serie de mese mai mici, distantate, astfel incat participantii sa fie cu fata spre o singura persoana.

Masa este elementul central in organizarea unei sali de conferinta, cele mai des intalnite fiind modelele mari, la care toata lumea poate sta fata in fata. De asemenea, scaunele trebuie sa intre sub masa si sa ofere spatiu suficient intre persoane. Selectarea unor scaune de birou confortabile si rezistente ii va ajuta pe toti sa ramana concentrati si pozitivi. In acest sens, scaunele ergonomice reglabile sunt o buna optiune, fiind disponibile intr-o varietate de forme si dimensiuni. Cotierele pentru brate si suportul lombar sunt doar cateva dintre caracteristicile cheie care trebuie urmarite.
In functie de nevoi, organizarea salii de conferinta poate include si solutii de depozitare pentru dosare sau pentru consumabile, tabla sau proiector, masute de cafea sau mini frigidere.

In ceea ce priveste culoarea mobilierului, pot fi alese diverse nuante care sa accentueze spatiul. Albastrul poate fi calm si reconfortant, in timp ce verdele sau galbenul pot adauga vitalitate si energie. Pentru un echilibru intre cele doua, portocaliul este alegerea perfecta.
Un alt element care cantareste mult in amenajarea unei sali de conferinte este brandul. Cultura firmei poate juca un rol esential in alegerea mobilierului si in aspectul final. Este posibil sa se doreasca asortarea tapiteriei scaunelor cu schema de culori a marcii sau sa se opteze pentru un design formal clasic, in nuante neutre.

2.2. Idei de amenajare pentru o sala de conferinte moderna

Pentru o mai buna implicare a participantilor si pentru ca fiecare minut din sedinta sa fie profitabil, exista cateva idei de amenajare a unei sali de conferinte moderne, care sa fie in pas cu noile tendinte in ceea ce priveste designul si tehnologia.

Spatii flexibile pentru intalniri - avand in vedere ca lipsa de spatiu este o problema pentru multe intreprinderi, salile de conferinta flexibile si personalizabile sunt o idee excelenta. Pot fi utilizate chiar si separatoare de camera detasabile, care o pot imparti in doua zone mai mici sau se pot uni mai multe spatii pentru a se potrivi unui grup mai mare. In acest caz, utilizarea mai multor randuri de mese poate fi mai practica decat o singura masa de conferinta. Indiferent de cum se decide amplasarea mobilierului, este important ca spatiul de intalnire sa fie functional si confortabil.
Tabla interactiva - aceasta permite realizarea unor prezentari mai dinamice, astfel incat intalnirile sa fie mai productive. In plus, interactivitatea ii va mentine pe toti implicati, iar tehnologia va face ca lucrurile sa se desfasoare mult mai eficient.
Posibilitatea de a tine videoconferinte - un lucru important in organizarea unei sali de conferinte este capacitatea de a comunica virtual cu alti membri ai echipei care nu pot fi prezenti, cu un furnizor sau cu o alta filiala.
Sali de conferinta primitoare - nu toate spatiile de intalniri trebuie sa aiba un aspect uniform. Ba, dimpotriva, este recomandata personalizarea acestora intr-un mod unic pentru a fi mai primitoare si mai atractive. In astfel de locuri, oamenii se vor simti inspirati si vor avea mai multe idei bune.
Pereti video cu led-uri - sunt utili in special in spatiile in care au loc intalniri cu clientii sau cu furnizorii, avand o calitate video de neegalat. Orice prezentare va arata mai bine decat cu un simplu proiector, datorita culorilor clare si a afisajului impecabil.

2.3. Organizare sala de conferinta intr-o institutie de invatamant

In institutiile de invatamant sunt organizate foarte des sedinte, consilii, intalniri formale sau cursuri pentru studenti/elevi. Prin urmare, organizarea unei sali de sedinte, dedicata acestor activitati, are o deosebita importanta. Aceasta incapere trebuie sa fie adaptabila, deoarece nevoile ocupantilor se vor schimba mereu.

Mobilierul trebuie sa permita desfasurarea confortabila a tuturor tipurilor de activitati, de aceea se recomanda cel modular, care este usor de aranjat. In functie de nevoi, pot fi alese catedre si mese cu sertare, cu dulapuri sau simple. Dintr-o sala functionala si perfect echipata nu lipsesc scaunele scolare, dedicate atat elevilor, cat si cadrelor didactice. Toate piesele de mobilier utilizate pentru amenajarea unei sali de conferinte/sali de clasa trebuie sa arate bine din punct de vedere estetic, dar sa fie si eficiente. O buna organizare presupune proiectarea unui spatiu ce permite o gama larga de interactiuni, pentru a inspira gandirea creativa si pentru a oferi o experienta unica participantilor.

De asemenea, pentru productivitate maxima, orice institutie de invatamant moderna este dotata cu table scolare magnetice sau inteligente si tehnologie integrata, precum echipamente audiovizuale sau proiectoare.

Prin urmare, o sala de educatie multifunctionala este o necesitate in unitatile de invatamant moderne, permitand participarea la diverse activitati. Indiferent ca se gazduieste un seminar, un atelier sau o conferinta, astfel de spatii trebuie sa permita aranjarea flexibila a locurilor, pentru a fi mai confortabile si mai primitoare.

Tinand cont de toate aspectele mentionate, pentru a fi cat mai eficienta, amenajarea unei sali de conferinte se face in functie de scopul acesteia, dar si pentru a satisface cerinte cat mai diverse. Printre elementele cheie se numara flexibilitatea, prin urmare este esential ca designul, formatul si caracteristicile sale sa fie perfecte. Mobilierul este prioritar in sfaturile de organizare a unei sali de conferinte sau de sedinte, deoarece acesta trebuie sa satisfaca cat mai multe nevoi si sa fie adaptabil.

In concluzie, indiferent de tipul de companie sau institutie, mediul de intalnire si de cooperare trebuie sa fie construit pentru a fi functional, confortabil si, mai presus de toate, util. Fie ca este vorba de gazduirea unei sedinte a consiliului de administratie, fie ca este organizat un curs sau un eveniment mai special, spatiile dedicate, pliate pe diferite nevoi, pot face diferenta. Atunci cand sunt realizate corect, acestea permit tuturor persoanelor sa fie mai implicate, mai productive si sa se simta confortabil. Oricare ar fi scopul pentru care sunt concepute aceste sali, in tot procesul de amenajare, obiectivul principal trebuie sa fie cresterea productivitatii. Sursa foto: pexels.com